ARTS IN COACHING 

Algemeen

Arts in Coaching is gevestigd aan de Bruistensinge 500,  5232 AH  te ‘s- Hertogenbosch en is ingeschreven in het register van de Nederlandse Kamer van Koophandel onder nummer 50466917. Arts in Coaching wordt gevoerd door Drs. G.W. (Ina) Wassink. Zij is als coach geregistreerd bij het International Coach Register (ICR) onder nummer 2214. Daarnaast is zij als bedrijfsarts BIG geregistreerd onder nummer 59047056101. Deze privacy verklaring heeft betrekking op de werkzaamheden als coach.

Arts in Coaching hecht veel waarde aan de bescherming
van uw persoonsgegevens en gaat daarom zorgvuldig met uw gegevens om. In deze
verklaring vindt u een beschrijving van welke persoonsgegevens Arts in Coaching
van u verwerkt, voor welke doeleinden, hoe met deze gegevens wordt omgegaan en
welke rechten u in dat kader heeft.

1. Begripsverklaring

In deze privacyverklaring wordt verstaan onder:

• Opdrachtnemer: Arts in Coaching
• Cliënt:                   de natuurlijke persoon die gecoacht wordt
• Opdrachtgever:   de cliënt zelf dan wel de organisatie of de natuurlijke persoon die cliënt of                                           deelnemers aan een training/traject afvaardigt

• Opdracht:             de overeenkomst tussen Arts in Coaching en opdrachtgever

2. Verwerkingsverantwoordelijke

Arts in Coaching is verwerkingsverantwoordelijke in het kader van de AVG.

3. Verkrijgen gegevens

Arts in Coaching verkrijgt gegevens van cliënt en/of opdrachtgever via een online
aanvraagformulier, per mail of in een persoonlijk gesprek bij het oriënteren op
en eventueel aangaan en uitvoeren van de opdracht. Ook kunnen gegevens
verkregen worden doordat derden opdrachtgever of cliënt verwijzen naar Arts in
Coaching.

4. Verwerkte gegevens

Arts in Coaching verwerkt van cliënten en/of opdrachtgevers (mogelijk) de
volgende persoonsgegevens dan wel persoonlijke/ vertrouwelijke gegevens:

• NAW-gegevens
  (naam, adres, woonplaats)
• Contactgegevens
  (telefoonnummer, e-mailadres)
• Geboortedatum
• Alle informatie die cliënt en/of opdrachtgever ter beschikking stellen voorafgaand aan en gedurende de dienstverlening, welke persoonlijke of gevoelige informatie, bijvoorbeeld over gezondheid, werk en sociale omstandigheden, kunnen bevatten
• Gespreksaantekeningen die Arts in Coaching voorafgaand, tijdens en na het verrichten van de
  opdrachten uitsluitend voor eigen gebruik vastlegt
• Vragenlijsten en evaluatieformulieren

5. Grondslag en doeleinden

a. Arts in Coaching verwerkt bovengenoemde gegevens om uitvoering te kunnen
geven aan de opdrachten van opdrachtgever.
b. Doeleinden van de registratie zijn:

• Bieden van professionele dienstverlening;
• Het onderhouden van contact tijdens en – indien gewenst – na afloop van de
  dienstverlening;
• Beheer van het klantenbestand;
• Planning en organisatie werkzaamheden;
• (Belasting)administratie en facturering;
• Kunnen beantwoorden van inhoudelijke vragen van cliënt en/of opdrachtgever (ook
  na afloop van de dienstverlening);
• Desgewenst efficiënt invulling kunnen geven aan een vervolgopdracht;
• Nakomen wettelijke verplichtingen.

6. Toestemmingsverklaring

a. Cliënt en/of opdrachtgever stemmen bij het aangaan van de opdracht in
met de algemene voorwaarden en deze privacy verklaring.
b. Indien (onderdelen van) de registratie bezwaar oplevert(en), kunnen tussen cliënt
en/of opdrachtgever en Arts in Coaching specifieke afspraken gemaakt worden
over een alternatieve registratie, vast te leggen in de opdracht – mits Arts in
Coaching hiermee aan de wettelijke verplichtingen kan voldoen en niet gehinderd
wordt in de professionele uitvoering van de opdracht.

7. Wijze van opslag en beveiliging

Arts in Coaching slaat de onder 4. genoemde gegevens uitsluitend
digitaal op in een beveiligde laptop en in de beveiligde cloud omgeving.

8. Verstrekking aan derden

a. Arts in Coaching verstrekt geen persoonlijke of vertrouwelijke gegevens
van cliënt aan opdrachtgever of vice versa zonder expliciete toestemming van
betrokkene(n).

b. Arts in Coaching zal alle informatie betreffende cliënt, opdrachtgever en
alle overige informatie die zij verkrijgt bij de uitvoering van haar diensten,
vertrouwelijk behandelen en deze informatie niet aan derden geven, behoudens
voor zover Arts in Coaching ingevolge een wettelijk voorschrift daartoe
verplicht is.
c. Indien nodig voor de beveiliging of het gebruik van systemen en externe
diensten (zoals voor computerbeheer en accountant), worden gegevens verstrekt
of kan inzage worden verleend in gegevens aan externe dienstverleners. Deze
derden mogen de betreffend gegevens alleen verwerken voor deze doeleinden en
binnen de wettelijke kaders. Met deze zogeheten verwerkers van persoonsgegevens,
heeft Arts in Coaching een verwerkersovereenkomst gesloten waarin afspraken
zijn gemaakt om de beveiliging van persoonsgegevens van cliënt te waarborgen.
d. Indien er contact is via social media (waaronder LinkedIn en Facebook)
kunnen gegevens door deze partijen worden opgeslagen, dit binnen de geldende
Europese privacywetgeving.

9. Bewaartermijnen

a. De geregistreerde gegevens zullen niet langer worden bewaard dan
noodzakelijk voor een goede uitvoering van de opdracht en de doeleinden die in
deze verklaring onder artikel 5. zijn genoemd. Doorgaans zal dit voor het
dossier twee jaar na het laatste contact zijn; voor fiscaal benodigde gegevens
is de bewaartermijn 7 jaar.
b. De geregistreerde gegevens zullen nadat de onder a genoemde bewaartermijn is
verstreken vernietigd worden.

10. Cookies

Op de website worden functionele cookies gebruikt om de online
dienstverlening te verbeteren.

11. Rechten

a. In het kader van de verwerking van gegevens heeft cliënt
recht op inzage in zijn/haar vastgelegde persoonsgegevens en op het laten
corrigeren van fouten daarin. 

b. De onder paragraaf 6 genoemde toestemming kan op verzoek ingetrokken
worden – een verzoek kan per e-mail ingediend worden aan Arts in Coaching.
c. Vastgelegde persoonlijke gegevens kunnen op verzoek van betrokkene voor het
verstrijken van de termijn van twee jaar vernietigd worden, mits dit wettelijk
is toegestaan en de gegevens niet benodigd zijn voor de eventuele afhandeling
van een eventueel geschil. Een verzoek kan per e-mail ingediend worden aan Arts
in Coaching.

d. Arts in Coaching probeert zo goed mogelijk voor
haar cliënt te zorgen. Bij klachten, geschillen en conflicten wordt cliënt
verzocht deze eerst met Arts in Coaching te bespreken. Leidt dat niet tot
overeenstemming dan kan cliënt  zich
vervolgens wenden tot de onafhankelijke klachten functionaris of een
geschillencommissie. Vanaf 1 januari 2017 zijn alle zorgverleners verplicht
ingediende klachten af te wikkelen conform de Wet Kwaliteit, Klachten en
Geschillen Zorg (WKKGZ).
Arts in Coaching is coach practitioner aangesloten bij het ICR Coach Register. Het
ICR Coach Register past de WKKGZ toe op ICR coach practitioners.

12. Wijzigingen

Arts in Coaching behoudt zich het recht voor om deze privacy verklaring te
allen tijde aan te passen.